Söderhamns kommuns startsida Söderhamns kommuns startsida

Nu kör kommunstyrelsen e-handlingar

Kommunstyrelsen kör alla handlingar via surfplatta.

Kommunstyrelsen kör alla handlingar via surfplatta.

Från september 2012 är det slutprasslat på kommunstyrelsens sammanträden. Söderhamns kommun är bland de första användarna i en ny applikation för surfplatta.
Kommunstyrelsens beslutssammanträde den 6 september 2012 blev historiskt. För första gången hade ledamöterna alla handlingar tillgängliga digitalt. Via varsin surfplatta loggade ledamöterna in i kommunens nya app (applikation) för att läsa handlingar.

- Min surfplatta fungerade klanderfritt under mötet, nu får man vänja sig vid hur man går in och ut ur dokumenten när man inte kan göra hundöron som förr, säger Gabriella Pettersson som representerar Miljöpartiet i kommunstyrelsen.

Hon ser fram emot vidareutvecklingen av appen, där användarna bland annat ska kunna anteckna direkt i själva dokumenten. Under sammanträdet gjorde kommunens systemtekniker Kenth Almé en kort demonstration av appen och erbjöd support så att alla kommer igång ordentligt.

Stor uppmärksamhet


Söderhamn är en av de första kommunerna som inför det aktuella e-handlingssystemet. Intresset utifrån är stort. Kommunsekreterare Jonna Källström-Börresson har tillsammans med Kenth Almé varit med i utvecklingsarbetet från kommunens håll.

Jonna Källström-Börresson har intervjuats av fackpress om nysatsningen och ser fram emot att fortsätta utvecklingen internt. I vinter berättar hon om systemet och appen vid flera nationella konferenser.

- I höst utbildar vi anställda i fler förvaltningar i ärendehanteringssystemets alla möjligheter. Flera nämnder trycker på och är intresserade av att använda appen i sin verksamhetsstyrning, säger Jonna Källström-Börresson.

Allt i ett


Marianne Johansson är en av cheferna i Kommunstyrelseförvaltningen. Hon menar att receptet för succé är att alla handläggare använder ärendehanteringssystemet fullt ut, för att samla informationen.

- Vårt arbete är helt integrerat i systemet. Via appen kan kommunstyrelsen följa ett ärende från att det kommer in, genom beredningstiden, till beslut. Flera kompetenser på tjänstemannasidan kan vara inne och bereda ett och samma ärende, det blir en kvalitetssäkring inför besluten, menar Marianne Johansson.

Resan till appen


Idén om e-handlingar för förtroendevalda väcktes i en motion av Maria Leander (c), som satt i kommunfullmäktige 2010. Nu är tanken verklighet i kommunstyrelsen.

I början stod kommunen inför ett vägval: Skulle vi investera i ett helt nytt system, med allt vad det innebär i kostandrr och utbildning? Eller kunde vi vidareutveckla det befintliga ärendehanteringssystemet? Det fanns stora vinster med att bygga vidare på redan infört system.

Inköp av surfplattor till kommunstyrelsens politiker via kommunstyrelsens budget har skett inom ramen för befintliga IT-upphandlingar. Införandet av e-handlingar innebär effektiviserade rutiner och besparingar framöver. Det spar arbetstid i alla led och minskar kostnader för material, porto, med mera.

Via appen kommer kommunstyrelsen även åt handlingar till kommunfullmäktige. Vid kommunstyrelsens möte ställdes frågan om hur många som därmed inte längre vill ha postutskick till kommunfullmäktiges möten. En massiv handuppräckning gav svaret.

Så funkar det


Efter inloggning i appen kommer ledamöterna åt dokument till det aktuella sammanträdet. Man kan enkelt klicka sig in i ett ärende och läsa dokumenten på skärmen. Genom fingerörelser kan läsaren förstora texten eller bläddra framåt och bakåt i dokumentet.

Till varje dokument finns också en anteckningsfunktion på skärmen, där ledamoten kan göra noteringar.

Tillgång till handlingar


Kommunstyrelsens ledamöter kör alltså pappersfritt från september 2012. För allmänheten kommer den sedvanliga pappersluntan än så länge att vara offentligt tillgänglig på biblioteket.

Kommunfullmäktige har ännu inte tagit något beslut om att övergå till e-handlingar.

Söderhamns kommun


826 80 Söderhamn
Tel 0270-750 00
Fax 0270-411 60
E-post

Ordlista


E-handling Elektronisk handling som kan läsas via t ex dator.

Surfplatta Enklare dator i form av en skärm med kommandon som styrs med fingrarna.

App En applikation/ett program som kan användas för surfplatta eller mobiltelefon.

Granskad/Uppdaterad: 2013-04-19

Söderhamn - en kommun i Hälsingland: Bollnäslänk till annan webbplats, Hudiksvalllänk till annan webbplats, Ovanåkerlänk till annan webbplats, Ljusdallänk till annan webbplats, Nordanstiglänk till annan webbplats

Söderhamns kommun, 826 80 Söderhamn Tel 0270-750 00, Fax 0270-411 60, E-post - Ytterligare kontaktuppgifter