Regler för bokning av idrottsanläggning

Bokning, outnyttjade tider, avbokning ombokning för match

• Du som bokar kan boka mot faktura i systemet Rbok eller direktbetala med swish. Väljer du faktura blir inte bokning/dörrkod giltig förrens handläggare godkänner bokningen. Bokningar handläggs vardagar mellan 7-16.00 med upp till 48h handläggning. Väljer du som kund att betala med swish fungerar koden inom 5 minuter. Rbok uppdaterar passagesystemet var femte minut från jämn timme.
• Du som ska avboka en lokal/anläggning ska göra det senast dagen före uthyrningsdatumet eller senaste vardag före helg om du vill ha handläggares hjälp. Vid akut behov av avbokning inom samma dygn tas kontakt med Sport och fritidsenheten.
• Om du bokat en tid som inte används och som inte avbokas i tid faktureras hela bokningen
• Om du använder en lokal/anläggning på en tid som inte bokats faktureras den utnyttjade tidens kostnad
• Förening som vill boka in matchtid på annan förenings träningstid får senast göra det 7 dagar före det tänkta matchtillfället. Och endast om det inte finns ledig tid i annan lokal eller inom föreningens egen träningstid.

Tillstånd och ansvar

• För att få hyra en lokal eller anläggning ska du ha fyllt 18 år.
• Du som hyresgäst ska utse en ansvarig person, minst 18 år, som alltid ska finnas på plats under hyrestiden.
• Du som ansvarig person ska vara först i lokalen/anläggningen och lämna den sist. Du som ansvarig person ansvarar för att material, redskap och liknande ställs tillbaka på sin plats, ljuset släcks, vattenkranar stängts av och att alla fönster och dörrar är stängda och låsta vid hyrestidens slut. Du ska också se till att grovstädning görs i använda utrymmen, även omklädningsrum.
• Inomhushallar och övriga idrottsutrymmen får inte beträdas med annat än idrottsskor avsedda för innebruk.
• Du som hyresgästen ska visa hänsyn mot andra hyresgäster. Beträd därför inte banan eller lokalen förrän vid avtalad tid. I bokad tid ska ingå tid för lokalens iordningställande och för lokalens återställande i ursprungligt skick.
• Du som hyresgäst får nyttja omklädningsrummet en halvtimme före- och efter bokningstillfället.
• Du som hyresgäst ansvarar för att själv ordna de myndighetstillstånd eller skicka anmälningar till de myndigheter som behövs för den verksamhet eller tillställning som bedrivs. Du har också ansvar att se till så att det inte är fler personer i lokalen/anläggningen än vad som är tillåtet och att nödutgångar är tillgängliga och framkomliga.
• Vid tillställningar ansvarar du som hyresgäst för att det är ordning och att det finns de som vaktar både inom- och utomhus. Söderhamns kommun har rätt att ta in ytterligare personal eller vaktbolag om du som hyresgäst inte kan hålla ordningen i eller i anslutning till lokalen/anläggningen, den kostnaden kommer du som hyresgäst att faktureras för.
• Du som hyresgäst ansvarar själv för skada på eller förlust av sådant som tagits med till lokalen/anläggningen.
• Du som hyresgäst ska betala alla sina skulder för tidigare hyrestillfällen innan en ny lokal/anläggning kan bokas. Söderhamns kommun har rätt att kräva förskottsbetalning för hyra av lokal/anläggning om det anses nödvändigt.
• Du som hyresgäst ansvarar för att lämna lokalen senast 10 min innan lokalen/anläggningen stänger.

Användning och skick på lokal/anläggning

Lokaler/anläggningar får bara användas till det som står i hyreskontraktet och bara under den tiden som står i kontraktet. Du som hyresgäst måste rätta dig efter de anvisningar som lämnas av ansvarig personal. Rätten att hyra lokalen kan inte ges bort till någon annan utan Söderhamns kommun godkännande.

Lokaler/anläggningar hyrs ut i befintligt skick. Du som hyresgäst bedömer och tar ansvar för att lokalen/anläggningen är lämplig för den verksamhet eller tillställning som är tänkt. Söderhamns kommuns personal har rätt att när som helst under hyrestiden inspektera lokalen/anläggningen och verksamheten.

Om det finns en eller flera skador på lokalen/anläggningen eller andra saker som ingår i hyran, ska det anmälas till Söderhamns kommun. Om skadan har uppstått för att någon gjort det med mening eller varit oförsiktig kommer betalning för att reparera skadan att krävas. Om du som hyresgäst gjort så att extra städning behövs i lokalen/anläggningen kommer du att faktureras på den faktiska kostnaden för städningen.

Nedanstående saker leder till att du som hyresgäst blir fakturerad den faktiska kostnaden för städningen eller reparationen:

• Kvarlämnade redskap, exempelvis innebandysarg eller målburar
• Glömt att släcka belysning/planbelysning på anläggningen
• Olåst ytterdörr
• Öppet fönster
• Nyckel och/eller passerkort som lånats från Söderhamns kommun och som kommit bort.
• Utebliven grovstädning
• Larmutryckning
• Inte lämnat tillbaka lånat passerkort och/eller nyckel (enligt angivet datum).

Avtalsbrott och speciella omständigheter

• Hyresavtalet slutar att gälla omedelbart vid avtalsbrott eller om din verksamhet bryter mot gällande lagstiftning.
• Vid strejk, lockout, eller annan arbetsmarknadskonflikt, brand, strömavbrott, extremt väder, beslut av myndighet eller annan omständighet, som inte parterna kan råda över och som innebär att lokalen/anläggningen inte kan användas enligt avtalet, faktureras ingen hyra.

Speciella arrangemang

• För speciella arrangemang görs överenskommelser för varje enskilt tillfälle.

Alkohol, tobak och allergiframkallande ämnen

• Inga alkoholdrycker får förekomma i lokaler som ägs eller hyrs av kommunen och där kommunen bedriver verksamhet. Undantag kan göras om tillståndsmyndigheten beviljat ”tillstånd för servering av alkoholdrycker” om annan lämplig serveringslokal saknas i området.
• Enligt lag är tobaksrökning förbjuden inom- och utomhus vid kommunens lokaler/anläggningar.
• Inga sällskapsdjur får förekomma inom Söderhamns kommuns lokaler/anläggningar (undantag för servicehund kan göras).
• Undvik att använda parfymerade produkter, parfymer, sprayer och dofter.

Halltidsfördelning idrottshallar och gymnastiksalar

I juni genomförs halltidsfördelningsmöte för idrottshallar, där tränings och matchtider för kommande säsong fördelas. Föreningar med bokningar under föregående säsong får anmäla sitt intresse i maj. Kommunen bjuder in föreningar som har påvisat verksamhet som ligger i prioriteringsordningen.

1. Tävlingsarrangemang inom elitidrott före breddidrott och motion
2. Tävlingsarrangemang före den normala verksamheten
3. Föreningsdriven verksamhet
4. Ungdomsverksamhet 7-20 år före vuxen föreningsverksamhet.
5. Säsongsberoende verksamheter före åretruntverksamheter eller verksamhet utanför sin ordinarie tävlingsäsong.

För att säsongsboka gymnastiksalar anmäler man sina önskade tider senast 31 maj till bokning@soderhamns.se

Tider fördelas enligt samma prioriteringsordning som för idrottshallar. Uppstår önskemål om samma tider kan föreningar kallas till separat fördelningsmöte.

Säsong i idrotthallar:

Följer skolans läsår. Bokningssystemet Rbok stänger för egenbokning i samband med skolavslutning och öppnar för nästa säsong till skolstart. Idrottshallar är öppna under alla lov under säsong och föreningsbokning ligger kvar. Vissa idrottshallar öppnar för dagtidsbokning under skollov under säsong

Säsong i gymnastiksalar

Följer skolans läsår. Bokningssystemet Rbok stänger för egenbokning i samband med skolavslutning och öppnar för nästa säsong till skolstart. Gymnastiksalar är stängda under jullov men öppna under övriga lov under säsong och föreningsbokning då ligger kvar.

Eventuell bokning utanför säsong sker endast i dialog med Sport och fritidsenheten, förfrågningar skickas till bokning@soderhamn.se senast v 20