Så här hanterar Söderhamns kommun dina personuppgifter

Syftet med att behandla dina personuppgifter är att fullgöra de olika nämndernas uppdrag samt att följa dataskyddslagen GDPR.

Information du ger till oss

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, när du skickar ett e-postmeddelande, använder någon av våra e-tjänster eller när du fyller i och lämnar en blankett till oss.
Detta kan till exempel vara:

• Person- och kontaktinformation: namn, födelsedatum, personnummer, adress, e-postadress, mobiltelefonnummer. Även uppgifter om familjerelationer.
• Betalningsinformation: fakturainformation, bankkontonummer, m.m.
• Finansiell information: din inkomst.
  

Information vi samlar in om dig

Kommunens nämnder, som var för sig, är personuppgiftsansvariga utför ett antal åtaganden som är lagstadgade, det innebär att vi har ett basregister över Söderhamn kommuns invånare med personuppgifter, baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten, som vi använder för att våra personuppgiftsregister ska vara så korrekta som möjligt.

När du använder någon av våra e-tjänster eller någon blankett där du lämnar personuppgifter kan vi samla in följande information:

• Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, om du äger en fastighet eller en bostadsrätt. Även uppgifter om familjerelationer.
• Finansiell information - din inkomst.
• Enhetsinformation - t.ex. språkinställningar, webbläsarinställningar, operativsystem, plattform och skärmupplösning. Den informationen sparas dock helt utan kopplingar till dig som individ, den sparas bara på en sammanställd nivå för att kunna mäta ”trafikmängden” på kommunens webbplats och tillhörande e-tjänster.

Som privatperson är du aldrig skyldig att ge oss någon personlig information. Om du däremot är vårdnadshavare eller någon typ av kontaktperson bör du ge oss uppgifterna, för att vi ska upprätthålla lagstadgad verksamhet.

Som privatperson behandlas dina uppgifter för att hjälpa dig i det ärende som du kontaktat oss i, eller för att hantera den fråga som vi har kontaktat dig för. Uppgifterna behandlas i våra verksamhetssystem. Dessutom behandlas uppgifterna vid mailutskick och inbjudningar.
I och med att kommunens förvaltningar är en offentlig myndighet omfattas vi av skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar. Innan vi lämnar ut handlingar som innehåller personuppgifter om dig kommer vi att göra en noggrann sekretessprövning. Personuppgifter maskeras i den mån det är möjligt enligt TF (tryckfrihetsförordningen) och OSL (offentlighets- och sekretesslagen). Observera att vi inte kommer att informera dig ytterligare i samband med ett sådant utlämnande.

Utförare och leverantörer

Vi kan komma att dela dina personuppgifter till utförare av kommunala tjänster för att de i sin tur ska utföra delar av våra åtaganden gentemot dig. Kommunen är gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med dessa utförare. För de personuppgifter som delas med våra upphandlade leverantörer gäller det avtal vi har upprättat mellan varandra.

Andra myndigheter

Vi kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom SCB, Försäkringskassan, Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Söderhamns kommun lagrar dina personuppgifter i våra olika verksamhetssystem och i Outlook vårt e-postsystem, så länge som korrespondens krävs. Kommunen försöker att alltid behandla dina uppgifter i en så liten utsträckning som möjligt och vi avidentifierar uppgifterna när de exempelvis behövs i statistik.

Vi sparar ditt data så länge som det är nödvändigt för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt fastställda gallringsbeslut upprättade av Söderhamns kommun. Om dina personuppgifter omfattas av offentlighetsprincipen kommer de dock att lagras under en betydligt längre tid än så, i enlighet med arkivlagen.

Lagstödet för den behandling (registerföring) som kommunen gör i egenskap av utförare av olika verksamheter är:

• Oftast uppgift av allmänt intresse
• I vissa fall även myndighetsutövning.
• Om det finns lagstadgade skyldigheter för kommunen att behandla vissa personuppgifter om dig så kommer det att ske med stöd av rättslig förpliktelse. Exempel på en rättslig förpliktelse är behandling i samband med utlämnande av allmänna handlingar.
• I vissa situationer behöver kommunen inhämta ett samtycke för behandling av dina personuppgifter (gäller t.ex. för att visa eller publicera en bild av dig i samband med en informationsträff eller på sociala medier). Räkna med att då alltid bli tillfrågad först, och att du kommer att få en särskild information i samband med det.

I det fall Söderhamns kommunen diarieför känsliga personuppgifter om dig görs det enbart med stöd av ett viktigt allmänt intresse (offentlighetsprincipen) eller föregående samtycke. Handlingen diarieförs med sekretessmarkering i systemet Ciceron. Du kan läsa mer om lagstöd i artiklarna 6 och 9 i dataskyddsförordningen.
Se artikel 6 Länk till annan webbplats.
Se artikel 9 Länk till annan webbplats.

Rätt till utdrag (artikel 15) Länk till annan webbplats.

Du som registrerad har rätt att få ett utdrag av de personuppgifter rörande dig som kommunen behandlar. Utdraget ska innehålla; ändamålen med behandlingen, vilka personuppgifter som behandlas, vilka organisationer som har tagit del av personuppgifterna och hur länge de avses att behandlas.
Se artikel 15 Länk till annan webbplats.
Se artikel 23 för undantag. Länk till annan webbplats.

Det är kostnadsfritt att få uttdraget. För eventuella ytterligare kopior som du önskar har kommunen rätt att ta ut en rimlig avgift för administrativa kostnader. Om du skickar begäran i elektronisk form ska informationen tillhandahållas elektroniskt om du inte begär något annat.

Rätt till rättelse

Du som registrerad har rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade.
Se artikel 16. Länk till annan webbplats.

Rätt till radering eller "rätten att bli bortglömd" (artikel 17)

Du som registrerad har under vissa omständigheter (se artikel 17 § 1a-f) rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter raderade (se artikel 17 §3 och artikel 23 för undantag). Om den personuppgiftsansvarige har offentliggjort personuppgifterna och är skyldig att radera dem, ska den personuppgiftsansvarige vidta rimliga åtgärder för att underrätta andra personuppgiftsansvariga som behandlar personuppgifterna om att du som registrerad har begärt att de ska radera eventuella länkar till, kopior eller reproduktioner av dessa personuppgifter (se artikel 17 §2 för undantag).
Se artikel 17 Länk till annan webbplats.
Se artikel 23 Länk till annan webbplats.

Rätt till begränsning av behandling (artikel 18)

Du som registrerad har under vissa omständigheter (se artikel 18 §§1–2) rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter ska begränsas (se artikel 23 för undantag). Den registrerade som har fått behandlingen begränsad ska underrättas av den personuppgiftsansvarige.
Se artikel 18 Länk till annan webbplats.
Se artikel 23 Länk till annan webbplats.

Begär ändringar genom att fylla i den här blanketten:
Söderhamns kommuns blankett, GDPR - begäran om personuppgiftsåtgärd.

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna, blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Söderhamn kommuns Dataskyddsombud. Om du fortfarande inte är nöjd med hur Söderhamn kommun sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till Integritetsmyndigheten.
www.imy.se. Länk till annan webbplats.